遺留問題往往是由于企業(yè)相關(guān)政策在傳達(dá)和執(zhí)行過程中管理不善而出現(xiàn)的。幾種常見的現(xiàn)象是:
1.業(yè)務(wù)人員口頭傳達(dá)政策,經(jīng)銷商在業(yè)務(wù)人員離職后渾水摸魚,要求兌現(xiàn)某某政策,由于無法取證,公司陷入兩難境地。
2.某些業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)備離職,在離職前向經(jīng)銷商作出公司沒有的政策承諾,自己拿到高獎(jiǎng)金和提成后一走了之。
3.業(yè)務(wù)人員在向經(jīng)銷商傳達(dá)政策的過程中,對政策斷章取義。如某公司針對一款新產(chǎn)品制定了激勵(lì)政策及相應(yīng)的限制條件,業(yè)務(wù)員張某為了便于自己工作的開展,僅把最大力度的激勵(lì)告知客戶卻沒有講明相關(guān)條件。盡管客戶大力推廣這一新產(chǎn)品,月底仍沒能完成最大激勵(lì)要求的銷量指標(biāo),實(shí)際兌現(xiàn)的利益與“企業(yè)”承諾不一致,經(jīng)銷商的怒氣可想而知。
4.業(yè)務(wù)人員在政策傳達(dá)過程中無中生有。如某公司業(yè)務(wù)員李某為了完成指標(biāo),私自向經(jīng)銷商承諾招聘5名直銷人員,工資和費(fèi)用由經(jīng)銷商墊付,一定時(shí)間后由公司集中兌現(xiàn)。經(jīng)銷商人招了,錢墊了,卻無法在公司兌現(xiàn)。
企業(yè)對經(jīng)銷商的管理往往由業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé),政策的傳達(dá)和執(zhí)行需要業(yè)務(wù)人員來完成,如果這個(gè)環(huán)節(jié)管理不善,就會導(dǎo)致遺留問題的出現(xiàn)。有沒有一種簡便有效的方法可以避免上述問題呢?筆者在實(shí)踐中采用的“政策通知單”制度收到了很好的效果?! ?
政策通知單
采用政策通知單,就是用書面形式告知經(jīng)銷商政策,它可以達(dá)到以下目的:
避免經(jīng)銷商由于理解不一樣,對企業(yè)的政策產(chǎn)生誤解;
避免一些經(jīng)銷商由于企業(yè)業(yè)務(wù)人員變動(dòng),渾水摸魚謀取不當(dāng)利益;
避免業(yè)務(wù)人員在企業(yè)和經(jīng)銷商之間玩弄兩面手法。
政策通知單樣單見表1。

政策通知單填寫要求
填寫政策通知單要遵循以下相關(guān)要求:
1.“市場”項(xiàng)要填寫經(jīng)銷商所在的市場,“經(jīng)理”項(xiàng)要填寫在公司登記的經(jīng)銷商姓名,經(jīng)銷商簽字處必須是公司登記經(jīng)銷商或其授權(quán)人簽名;
2.“月份”項(xiàng)必須填寫注明政策執(zhí)行期限;
3.“限制條件”指經(jīng)銷商享受這項(xiàng)政策是否有附加條件,如銷量指標(biāo)等,“備注”部分用以補(bǔ)充說明注意事項(xiàng);
4.表格內(nèi)不能留有空格,空白項(xiàng)必須用斜杠劃去;
5.“其他政策”用以填寫在單品欄內(nèi)無法闡述清楚的政策,如“本月銷量達(dá)到100萬元,公司獎(jiǎng)勵(lì)一輛價(jià)值3萬元面包車”;
6.簽名必須由相關(guān)人員親筆簽署或由其授權(quán)人簽署;
7.日期部分要求大寫?! ?
落實(shí)制度
為使政策通知單制度有效落實(shí),公司要把采取政策通知單的時(shí)間、目的、注意事項(xiàng),以公函的方式發(fā)給每個(gè)經(jīng)銷商。同時(shí),制定相應(yīng)的規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行。參考制度如下:
1.業(yè)務(wù)人員必須按要求填寫政策通知單,對于不按要求填寫的給予一定處罰;
2.政策通知單必須由業(yè)務(wù)人員在月初交給或傳真至客戶,簽字生效后上報(bào)銷售管理部門;銷售管理部門設(shè)置專人,對收回的政策通知單進(jìn)行審核、存檔、備案;
3.落實(shí)經(jīng)銷商、業(yè)務(wù)代表、區(qū)域經(jīng)理三方共同簽字生效制度,區(qū)域經(jīng)理的上一級領(lǐng)導(dǎo)要定期抽查審核,并承擔(dān)連帶責(zé)任;
4.如果業(yè)務(wù)代表在政策通知單上虛報(bào)公司政策內(nèi)容,公司應(yīng)按政策通知單內(nèi)容給客戶兌現(xiàn),給公司造成的損失從該業(yè)務(wù)代表的工資、獎(jiǎng)金、費(fèi)用中扣除,區(qū)域經(jīng)理及其上一級領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任,情節(jié)嚴(yán)重的開除相關(guān)人員;
5.偽造客戶簽字并對市場造成不良影響的,務(wù)必重罰直至開除相關(guān)業(yè)務(wù)人員;
6.如果市場出現(xiàn)特殊情況(如需要調(diào)整經(jīng)銷商),可暫停發(fā)放通知單,但必須提前向相關(guān)管理人員說明情況,依照公司相關(guān)程序進(jìn)行;
7.提出離職的業(yè)務(wù)人員,必須在政策通知單有效日期已過,且經(jīng)銷商沒有提出異議時(shí),方可辦理全部離職手續(xù);
8.經(jīng)銷商偽造政策通知單,要給予相應(yīng)處罰直至取消經(jīng)銷權(quán)。
實(shí)踐證明,嚴(yán)格實(shí)施政策通知單制度,因政策傳達(dá)不暢導(dǎo)致的遺留問題將不復(fù)存在,同時(shí)可以大大減少公司損失,增強(qiáng)公司的盈利能力。