遺留問題往往是由于企業(yè)相關(guān)政策在傳達(dá)和執(zhí)行過程中管理不善而出現(xiàn)的。幾種常見的現(xiàn)象是：

　　1．業(yè)務(wù)人員口頭傳達(dá)政策，經(jīng)銷商在業(yè)務(wù)人員離職后渾水摸魚，要求兌現(xiàn)某某政策，由于無法取證，公司陷入兩難境地。

　　2．某些業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)備離職，在離職前向經(jīng)銷商作出公司沒有的政策承諾，自己拿到高獎(jiǎng)金和提成后一走了之。

　　3．業(yè)務(wù)人員在向經(jīng)銷商傳達(dá)政策的過程中，對政策斷章取義。如某公司針對一款新產(chǎn)品制定了激勵(lì)政策及相應(yīng)的限制條件，業(yè)務(wù)員張某為了便于自己工作的開展，僅把最大力度的激勵(lì)告知客戶卻沒有講明相關(guān)條件。盡管客戶大力推廣這一新產(chǎn)品，月底仍沒能完成最大激勵(lì)要求的銷量指標(biāo)，實(shí)際兌現(xiàn)的利益與“企業(yè)”承諾不一致，經(jīng)銷商的怒氣可想而知。

　　4．業(yè)務(wù)人員在政策傳達(dá)過程中無中生有。如某公司業(yè)務(wù)員李某為了完成指標(biāo)，私自向經(jīng)銷商承諾招聘5名直銷人員，工資和費(fèi)用由經(jīng)銷商墊付，一定時(shí)間后由公司集中兌現(xiàn)。經(jīng)銷商人招了，錢墊了，卻無法在公司兌現(xiàn)。

　　企業(yè)對經(jīng)銷商的管理往往由業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，政策的傳達(dá)和執(zhí)行需要業(yè)務(wù)人員來完成，如果這個(gè)環(huán)節(jié)管理不善，就會導(dǎo)致遺留問題的出現(xiàn)。有沒有一種簡便有效的方法可以避免上述問題呢?筆者在實(shí)踐中采用的“政策通知單”制度收到了很好的效果?！　?

　　政策通知單　　

　　采用政策通知單，就是用書面形式告知經(jīng)銷商政策，它可以達(dá)到以下目的：　

　　避免經(jīng)銷商由于理解不一樣，對企業(yè)的政策產(chǎn)生誤解；　

　　避免一些經(jīng)銷商由于企業(yè)業(yè)務(wù)人員變動(dòng)，渾水摸魚謀取不當(dāng)利益；

　　避免業(yè)務(wù)人員在企業(yè)和經(jīng)銷商之間玩弄兩面手法。

　　政策通知單樣單見表1。

　　政策通知單填寫要求　　

　　填寫政策通知單要遵循以下相關(guān)要求：　

　　1．“市場”項(xiàng)要填寫經(jīng)銷商所在的市場，“經(jīng)理”項(xiàng)要填寫在公司登記的經(jīng)銷商姓名，經(jīng)銷商簽字處必須是公司登記經(jīng)銷商或其授權(quán)人簽名；　

　　2．“月份”項(xiàng)必須填寫注明政策執(zhí)行期限；　

　　3．“限制條件”指經(jīng)銷商享受這項(xiàng)政策是否有附加條件，如銷量指標(biāo)等，“備注”部分用以補(bǔ)充說明注意事項(xiàng)；　

　　4．表格內(nèi)不能留有空格，空白項(xiàng)必須用斜杠劃去；

　　5．“其他政策”用以填寫在單品欄內(nèi)無法闡述清楚的政策，如“本月銷量達(dá)到100萬元，公司獎(jiǎng)勵(lì)一輛價(jià)值3萬元面包車”；　

　　6．簽名必須由相關(guān)人員親筆簽署或由其授權(quán)人簽署；　

　　7．日期部分要求大寫?！　?

　　落實(shí)制度　　

　　為使政策通知單制度有效落實(shí)，公司要把采取政策通知單的時(shí)間、目的、注意事項(xiàng)，以公函的方式發(fā)給每個(gè)經(jīng)銷商。同時(shí)，制定相應(yīng)的規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行。參考制度如下：　

　　1．業(yè)務(wù)人員必須按要求填寫政策通知單，對于不按要求填寫的給予一定處罰；　

　　2．政策通知單必須由業(yè)務(wù)人員在月初交給或傳真至客戶，簽字生效后上報(bào)銷售管理部門；銷售管理部門設(shè)置專人，對收回的政策通知單進(jìn)行審核、存檔、備案；　

　　3．落實(shí)經(jīng)銷商、業(yè)務(wù)代表、區(qū)域經(jīng)理三方共同簽字生效制度，區(qū)域經(jīng)理的上一級領(lǐng)導(dǎo)要定期抽查審核，并承擔(dān)連帶責(zé)任；

　　4．如果業(yè)務(wù)代表在政策通知單上虛報(bào)公司政策內(nèi)容，公司應(yīng)按政策通知單內(nèi)容給客戶兌現(xiàn)，給公司造成的損失從該業(yè)務(wù)代表的工資、獎(jiǎng)金、費(fèi)用中扣除，區(qū)域經(jīng)理及其上一級領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的開除相關(guān)人員；

　　5．偽造客戶簽字并對市場造成不良影響的，務(wù)必重罰直至開除相關(guān)業(yè)務(wù)人員；　

　　6．如果市場出現(xiàn)特殊情況(如需要調(diào)整經(jīng)銷商)，可暫停發(fā)放通知單，但必須提前向相關(guān)管理人員說明情況，依照公司相關(guān)程序進(jìn)行；

　　7．提出離職的業(yè)務(wù)人員，必須在政策通知單有效日期已過，且經(jīng)銷商沒有提出異議時(shí)，方可辦理全部離職手續(xù)；

　　8．經(jīng)銷商偽造政策通知單，要給予相應(yīng)處罰直至取消經(jīng)銷權(quán)。

　　實(shí)踐證明，嚴(yán)格實(shí)施政策通知單制度，因政策傳達(dá)不暢導(dǎo)致的遺留問題將不復(fù)存在，同時(shí)可以大大減少公司損失，增強(qiáng)公司的盈利能力。