之前,某藥業(yè)公司的財務制度過于嚴密,會計人員又拘泥于“執(zhí)法必嚴”。結(jié)果給市場業(yè)務人員帶來諸多麻煩。按業(yè)務人員的話說,不怕市場有多大困難,也不怕公司給更多銷售任務,就怕月底報賬。每月都怨聲載道,許多實際花掉的費用,因為沒有合適的票據(jù)財務部門不予核銷,導致的結(jié)果是,業(yè)務人員每當要投入費用時,就要先問有沒有符合公司財務制度的正規(guī)票據(jù),如果沒有就不去做了。財務制度的教條,嚴重阻礙了市場的開拓步伐。
隨著問題的日益嚴重,公司逐漸也發(fā)現(xiàn)了財務制度的弊端,于是橫下心采取了變革
措施,決定采取費用包干制度,解決票據(jù)核銷困難問題,讓市場人員從煩瑣的報賬中解脫出來,全身心地投入到工作中去。公司根據(jù)市場實際消費情況,把市場分為三個級別,分別給與不同檔次的包干費用標準??尚轮贫葓?zhí)行一段時間后,公司發(fā)現(xiàn)并沒有達到預期效果,業(yè)務人員是解脫了,公司投入的費用也沒有降低,業(yè)務量非但沒有上升,倒是下滑非常厲害。著實又讓領導們郁悶了一段時間。
通過走訪市場,問題終于浮出水面,才發(fā)現(xiàn)癥結(jié)所在。
所謂費用包干,就是“超支不補,節(jié)余自用”。業(yè)務人員在使用費用時變得縮手縮腳,唯恐一不小心費用花超了,自己再賠進去一些。所以,一般減少出差機會,通常在市內(nèi)拜訪幾個經(jīng)銷商,很少去縣城開拓業(yè)務,更不要說深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)了,都圍著辦事處轉(zhuǎn)圈,工作半徑有限。再者,該舉行的活動也不敢輕易舉行,怕投入太多,而不見效果,能簡則簡,能不舉辦就不舉辦。更重要的是多數(shù)業(yè)務人員月初領到費用,就看作是自己的錢,再讓他拿出來投入到市場,實在有點難,感覺多投一分自己就少掙一分。把錢投入市場還有風險,不如直接把錢放口袋來的實惠。該維護的客情也不維護了,該拜訪的客戶也不去了,該送客戶的禮品也免了。直接導致的結(jié)果。是新的客戶開發(fā)不出來,老的客戶也逐漸流逝。業(yè)務量不下滑,難!
筆者認為公司財務制度的過嚴與過疏,其實是一個事情的兩個極端,各有利弊長短。只有采取一定的調(diào)控方法,才可以在一定程度上對現(xiàn)狀有所改善,建議辦法如下:
一、行動有計劃,適度要監(jiān)控
業(yè)務人員每周要提交周工作計劃,列明自己的行動計劃和工作目標,以及要提交的工作成果。上級不能看了計劃就置之不理,放任自流。可以通過電話報點、拜訪對象的抽查、定期提交周工作報告等等方法,對下屬實施監(jiān)控。確保按計劃行事。
二、票據(jù)規(guī)范管理
雖說包干制度一定程度上放松了對票據(jù)的要求,但基本的要求還是應該有的,不能隨便找點票據(jù)來抵充費用。比如:車票盡量要微機票,背面一定注明起至地點,事由和日期;招待費要注明招待對象,并且提前跟上級溝通申請,讓上級知情。起碼的規(guī)范要求一定程度上能夠約束拿票據(jù)充數(shù)的現(xiàn)象。
三、實事求是,制定費用報銷比例
各市場根據(jù)實際開發(fā)情況,靈活調(diào)整業(yè)務費用使用比率,控制費用流向,發(fā)揮最大的作用。比如:新開市場,以開發(fā)新客戶為主,就要增大車旅費的使用比例;成熟市場,以維護、鞏固經(jīng)銷商為主,就要增大業(yè)務招待費的使用比例;市場旺季,競爭白熱化,應該增大促銷費用的投入比例等等。
四、納入考核指標
費用只有投入才會生效,只有跟考核掛鉤,業(yè)務人員才會真正重視起來。業(yè)務包干費用的報銷標準一定要跟銷售任務聯(lián)系起來,根據(jù)完成指標情況,分別給與梯級核銷,而非無論什么情況都是全部核銷。激勵市場人員積極“動起來”,有投入才會有所收獲。
五、特事特批,解除后顧之憂
做業(yè)務,賣產(chǎn)品,難免會碰上或多或少的突發(fā)事件,也是市場人員比較頭疼和擔憂的事。處理這些事件通常要花費很多精力和財力。那點包干費用顯得有點力不從心,捉襟見肘。公司可以明確規(guī)定:凡發(fā)生特殊情況,可以特殊申請費用,不用業(yè)務人員承擔,從而解除業(yè)務人員的后顧之憂。