首先，用人單位應(yīng)制定有效的規(guī)章制度。

　　在實(shí)踐中，涉及勞動(dòng)爭(zhēng)議的案件，用人單位敗訴的主要原因之一是因?yàn)橐?guī)章制度制定的程序有問題?！秳趧?dòng)合同法》規(guī)定，用人單位的規(guī)章制度只有在滿足實(shí)體合法和程序合法的情況下才有效。用人單位的規(guī)章制度制定的程序包括下面兩個(gè)方面：①規(guī)章制度首先交職工代表大會(huì)或者全體職工討論，由職工代表大會(huì)或全體職工提出方案或意見；②用人單位的規(guī)章制度應(yīng)該告知?jiǎng)趧?dòng)者。許多用人單位并未意識(shí)到第二點(diǎn)的重要性。在員工入職之時(shí)也只是將規(guī)章制度發(fā)給員工，有的企業(yè)甚至只是大概給員工講解下就完了。豈不知這樣在發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議的時(shí)候，用人單位很難提供證據(jù)證明已經(jīng)將規(guī)章制度的具體內(nèi)容告知了員工。

　　用人單位可以用作公示或告知的方法有很多。比如：簽收，就是在員工入職之時(shí)可以讓員工簽署《規(guī)章制度簽署單》；考試，在平時(shí)的工作評(píng)估時(shí)對(duì)此部分進(jìn)行考核；層層學(xué)習(xí) ，在對(duì)員工進(jìn)行學(xué)習(xí) 的同時(shí)加入規(guī)章制度的學(xué)習(xí) ；傳閱以及發(fā)放等。但用人單位無論采取何種方式，都應(yīng)該保存好相關(guān)證據(jù)，比如：簽收單、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)習(xí) 登記、討論情況等。

　　其次，在規(guī)章制度中建立健全的員工離職手續(xù)辦理體系。

　　雖然《勞動(dòng)合同法》中規(guī)定了勞動(dòng)者應(yīng)該按照雙方的約定辦理工作交接，但這僅僅是一個(gè)原則性的規(guī)定。用人單位想要用規(guī)章制度來規(guī)范勞動(dòng)者的離職手續(xù)，應(yīng)該在勞動(dòng)合同中寫明“員工離職時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按照公司的規(guī)章制度辦理離職手續(xù)”，并在規(guī)章制度中對(duì)此進(jìn)行具體、詳細(xì)的規(guī)定。

　　用人單位最好在勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間進(jìn)行工作的交接，一般為勞動(dòng)者提出辭職之后的30日內(nèi)或者在勞動(dòng)合同到期之前30日內(nèi)。工作的交接應(yīng)該在此時(shí)間之內(nèi)盡量完成，否則容易造成事實(shí)勞動(dòng)關(guān)系。實(shí)踐中，用人單位為防止員工不辦理工作交接常常這樣規(guī)定：?jiǎn)T工離職之時(shí)的工資以及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金應(yīng)在工作交接完畢之后領(lǐng)取。

　　對(duì)于經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的支付，法律的規(guī)定是“辦理工作交接之時(shí)”，意思是可以在辦理完畢之后支付也可以在辦理過程中支付。但是工資部分，是要求在勞動(dòng)合同解除或終止之時(shí)支付。在實(shí)踐中，一般都是在這個(gè)月領(lǐng)取上個(gè)月的工資，有些用人單位認(rèn)為只要是在規(guī)定的薪資發(fā)放日支付就不算是拖欠工資，其實(shí)不然?！豆べY支付暫行規(guī)定》第九條規(guī)定：勞動(dòng)關(guān)系雙方依法解除或終止勞動(dòng)合同時(shí)，用人單位應(yīng)在解除或終止勞動(dòng)合同時(shí)一次付清勞動(dòng)者工資。如果用人單位一直未支付，那么很容易變成拖延工資。這對(duì)用人單位是存在法律風(fēng)險(xiǎn)的，《勞動(dòng)合同法》規(guī)定了如果拖欠工資可能會(huì)產(chǎn)生50％～100％的賠償金。

　　因此，用人單位應(yīng)當(dāng)在規(guī)章制度中對(duì)于離職工資的交接進(jìn)行單獨(dú)的規(guī)定，而不能夠按照實(shí)踐中經(jīng)常采取的工資發(fā)放日期。在規(guī)章制度中，用人單位也可以規(guī)定如果員工違反服務(wù)期的規(guī)定，公司可以不計(jì)發(fā)工資以折抵違約金，這樣可以避免進(jìn)一步的損失。

　　《勞動(dòng)合同法》中規(guī)定了用人單位應(yīng)該在勞動(dòng)合同解除或終止之日起15日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系的轉(zhuǎn)移。因此，用人單位應(yīng)該在規(guī)章制度中明確員工離職之時(shí)檔案關(guān)系的轉(zhuǎn)移時(shí)間以及具體辦理程序。

　　最后，工作交接以及獎(jiǎng)懲制度的結(jié)合。

　　如果勞動(dòng)者不配合用人單位的工作交接，給單位的工作帶來了損失或者有的勞動(dòng)者直接就“消失”了，也不領(lǐng)取當(dāng)初離職之時(shí)應(yīng)該領(lǐng)取的補(bǔ)償金，此時(shí)用人單位應(yīng)該如何保障自己的權(quán)益呢？

　　用人單位應(yīng)在規(guī)章制度中明確規(guī)定“勞動(dòng)者拒不配合用人單位進(jìn)行工作交接的，屬于嚴(yán)重違反規(guī)章制度的行為”?！秳趧?dòng)合同法》第三十九條明確規(guī)定了如果勞動(dòng)者嚴(yán)重違反規(guī)章制度的，用人單位可以解除勞動(dòng)合同，并且不用支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。這樣勞動(dòng)者一旦出現(xiàn)拒不配合的情形，用人單位就可以以此為由解除勞動(dòng)合同。這樣會(huì)對(duì)勞動(dòng)者產(chǎn)生兩個(gè)方面的影響：①對(duì)于原本有經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的勞動(dòng)者，會(huì)喪失經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金；②對(duì)于自動(dòng)辭職的勞動(dòng)者，勞動(dòng)關(guān)系終止的原因會(huì)由辭職轉(zhuǎn)變?yōu)橐驀?yán)重違紀(jì)而被公司解除勞動(dòng)合同，這對(duì)其以后的再就業(yè)會(huì)產(chǎn)生一定的影響。

　　用人單位還可以在規(guī)章制度中明確法律的規(guī)定“因勞動(dòng)者不按照約定辦理工作交接，給企業(yè)造成損失的，勞動(dòng)者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任”。

　　但用人單位不可以因?yàn)閱T工不來上班了或者提交辭職手續(xù)了就不辦理離職手續(xù)?！秳趧?dòng)合同法》中明確規(guī)定了員工離職應(yīng)該辦理手續(xù)。即使員工在提交了辭職手續(xù)之后或者在沒有任何通知的情況之下直接就不來上班了，用人單位也應(yīng)該按照本單位規(guī)章制度的規(guī)定給其辦理離職手續(xù)，并將書面形式送達(dá)給勞動(dòng)者。難以尋找本人無法直接送達(dá)之時(shí)，可以交其同住成年親屬簽收。直接送達(dá)有困難時(shí)可以郵寄送達(dá)。如果被送達(dá)職工下落不明的，也可公告送達(dá)，即張貼公告或通過新聞媒介通知。自發(fā)出公告之日起，經(jīng)過三十日，即視為送達(dá)。但是用人單位能夠直接送達(dá)或郵寄送達(dá)而未用，直接采用公告送達(dá)的，視為無效。

　　用人單位如果在員工離職之時(shí)與員工簽訂《競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議》后員工下落不明的，公司可以采取提存的方式。債權(quán)人無正當(dāng)理由拒絕或延遲受領(lǐng)債之標(biāo)的的，債權(quán)人不在債務(wù)履行地又不能到履行地受領(lǐng)的，債權(quán)人不清、地點(diǎn) 不詳?shù)幕蚴й櫋⑺劳觯ㄏ麥纾┣依^承人不清的或無行為能力且法定代理人不清的，債務(wù)人都可以進(jìn)行提存公證。用人單位在無法將補(bǔ)償金支付給員工的情況下符合提存的條件。因此，可以選擇提存公證的方式將補(bǔ)償金一次性提存或者按月提存（一次性提存應(yīng)該更合算一些）。

　　此外，用人單位可以采取在協(xié)議中明確員工的住址以及聯(lián)系方式，公司可以按照協(xié)議上的地點(diǎn) 將補(bǔ)償金郵寄給員工，或者在協(xié)議中明確員工的賬戶，并且約定在協(xié)議期滿之前不可以注銷賬戶。 （作者系億達(dá)律師事務(wù)所高級(jí)合伙人）