會(huì)議中常見(jiàn)的問(wèn)題

　　下面我們先分析一下會(huì)議中常見(jiàn)的問(wèn)題：

　　會(huì)荒：常年不開(kāi)會(huì)。

　　會(huì)海：過(guò)多開(kāi)會(huì)、過(guò)濫開(kāi)會(huì)、無(wú)效開(kāi)會(huì)。

　　拖沓：會(huì)議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會(huì)”。

　　“陪綁”嚴(yán)重：為了“相互尊重”或“顯示分量”搞排場(chǎng)或形式主義，與會(huì)人數(shù)眾多，無(wú)多大關(guān)系也叫過(guò)來(lái)。

　　主持人選擇不妥：會(huì)議主持人的技能、經(jīng)驗(yàn)、權(quán)威不足以掌握會(huì)議的方向、內(nèi)容和局面時(shí)，會(huì)議達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)。

　　議題繁多：會(huì)議議題過(guò)多，討論不深，都只能蜻蜓點(diǎn)水。

　　重復(fù)會(huì)議：同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開(kāi)會(huì)討論治標(biāo)卻不治本的方案。

　　地點(diǎn)安排不當(dāng)：有些公司為了節(jié)省成本，會(huì)議都在公司召開(kāi)。可是一些重大的事項(xiàng)在公司開(kāi)很難不被打擾或受影響。

　　會(huì)前、會(huì)下不溝通：會(huì)議開(kāi)始時(shí)要么花很多時(shí)間講明背景、概念，或者干脆溝通不夠，沒(méi)有共同言語(yǔ)，這樣的會(huì)議效果自然要大打折扣。

　　會(huì)議紀(jì)律亂：不到、遲到、早退、中場(chǎng)打電話等現(xiàn)象嚴(yán)重，沒(méi)有制定會(huì)議制度，尤其是獎(jiǎng)懲制度。

　　會(huì)而不議：成為了領(lǐng)導(dǎo)“一言堂”，失去了會(huì)議的意義。

　　議而不決，決而不議：會(huì)議只是討論不形成決議，會(huì)前準(zhǔn)備不充分；或者真正決議的事情又不開(kāi)會(huì)討論而是私下決定了。

　　決而不行：即使有會(huì)議決議，不落實(shí)到責(zé)任人，不落實(shí)執(zhí)行。

　　行而不果：即使執(zhí)行，也沒(méi)有跟蹤，根本沒(méi)有結(jié)果或效果；執(zhí)行得好與不好都一個(gè)樣，沒(méi)有獎(jiǎng)懲，久而久之，積極性被消磨殆盡。

　　高效開(kāi)會(huì)的十原則

　　知道了會(huì)議可能出問(wèn)題的地方，我們就可以有針對(duì)性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會(huì)議更高效。而要會(huì)議高效，除避免上述常見(jiàn)問(wèn)題外，須遵守以下十項(xiàng)原則：

　　原則一、會(huì)議要規(guī)劃。根據(jù)公司或部門(mén)實(shí)際情況，可安排有早會(huì)、周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)、半年會(huì)、年會(huì)等例會(huì)，比如周例會(huì)，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會(huì)議要有其召開(kāi)的合理時(shí)間和頻率，例會(huì)可參考古代“有本早奏，無(wú)事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整例會(huì)的頻率和時(shí)間長(zhǎng)度；除了固定的例會(huì)外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專題會(huì)議，如果平時(shí)例會(huì)開(kāi)得好，問(wèn)題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會(huì)議比例則會(huì)大幅下降。

　　原則二、準(zhǔn)備要充分。要想會(huì)議高效，會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備。重大事項(xiàng)必須提前有足夠的時(shí)間思考和準(zhǔn)備，并會(huì)前私下廣泛征求意見(jiàn)，有些不便于在會(huì)上公開(kāi)發(fā)表的意見(jiàn)也在會(huì)前提前溝通和解決掉，總之要提前充分做好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識(shí)，這樣才可能在會(huì)議上快速做出決策，提高會(huì)議效率。會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、議程、時(shí)間表等，最好都在會(huì)議通知中提前告知相關(guān)人員，以便做好準(zhǔn)備。

　　原則三、主題要集中。一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員、時(shí)間和精力，高效解決問(wèn)題。綜合性會(huì)議，主題也最好不要超過(guò)三個(gè)為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時(shí)間越長(zhǎng)，成本也就越高。

　　原則四、人員要相關(guān)。只選對(duì)相關(guān)情況真正了解的人員參加，一問(wèn)三不知、不了解具體情況或提供“假情報(bào)”、說(shuō)了不算或說(shuō)了卻很可能被否決的人參加了也沒(méi)有用。所以一是要“少而精”，即只要與會(huì)議議題直接關(guān)聯(lián)的單位參加，協(xié)辦的單位不用派人陪綁。

　　原則五、流程要合理。會(huì)議的流程關(guān)系到會(huì)議是否真正民主、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議，而應(yīng)該是會(huì)議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話，否則一開(kāi)始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法了，或者只是隨聲附和；三是繁簡(jiǎn)得當(dāng)，有些問(wèn)題簡(jiǎn)要介紹即可，重大問(wèn)題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門(mén)充分發(fā)表意見(jiàn)，不能倉(cāng)促?zèng)Q策，而且不同部門(mén)、人員由于學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點(diǎn)通常也會(huì)有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；四是該議的時(shí)候要議，該決的時(shí)候要決，該舉手的時(shí)候要舉手，該簽字的時(shí)候要簽字，盡可能會(huì)上形成決議而不要拖到會(huì)議結(jié)束了還沒(méi)有結(jié)論，要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。

　　原則六、時(shí)間要緊湊。要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議不要超過(guò)一小時(shí)，較長(zhǎng)的會(huì)議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會(huì)議節(jié)奏。對(duì)較長(zhǎng)的會(huì)議要安排中場(chǎng)休息，且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點(diǎn)和水果等，否則開(kāi)會(huì)時(shí)間開(kāi)長(zhǎng)了，大腦轉(zhuǎn)得慢了，注意力也不容易集中。

　　原則七、決議要及時(shí)。會(huì)議的記錄一定要完整、規(guī)范，從會(huì)議主題、與會(huì)人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄，到會(huì)議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。

　　會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會(huì)議決議。會(huì)議決議不同于會(huì)議簡(jiǎn)單的流水賬記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀?huì)議臨時(shí)講的可能不全面或有遺漏。會(huì)議決議一定要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡(jiǎn)單、明了。

　　會(huì)議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會(huì)及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)，以防有人推脫。

　　原則八、手段要先進(jìn)。會(huì)前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡(jiǎn)明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合。另外，能開(kāi)電話會(huì)議、視頻會(huì)議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費(fèi)用和往返的時(shí)間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是在金融危機(jī)的情況下多地點(diǎn)辦公，全國(guó)性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。另外，會(huì)議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過(guò)Email、OA、IM等多種工具和手段來(lái)宣導(dǎo)、提醒和落實(shí)。

　　原則九、執(zhí)行要檢查。會(huì)議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握，最好能培養(yǎng)主動(dòng)、及時(shí)匯報(bào)的職場(chǎng)習(xí)慣。如果沒(méi)有，則需要有“盯牢”、“管好”、“跟到底”的執(zhí)行力強(qiáng)的人持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門(mén)和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來(lái)進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。

　　原則十、結(jié)果要獎(jiǎng)懲。大多數(shù)人不會(huì)做你期望的事，只會(huì)做你檢查和獎(jiǎng)懲的事。如果做與不做一個(gè)樣、做好與做壞一個(gè)樣，就會(huì)出現(xiàn)混日子、多一事不如少一事、多做多錯(cuò)少做少錯(cuò)、不求有功但求無(wú)過(guò)的局面和氛圍。對(duì)不能及時(shí)、較好完成任務(wù)的，予以幫扶、培訓(xùn)、批評(píng)，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對(duì)主動(dòng)、積極、按時(shí)、高質(zhì)量完成任務(wù)的，則予以表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會(huì)受到獎(jiǎng)懲，從而改變行為甚至習(xí)慣。

　　總之，高效的會(huì)議要做到會(huì)而有議，議而有決，決而有議，決而有行，行而有果。

　　肖利華 博士

　　特步（中國(guó)）有限公司總裁特別助理