“大家好!我叫加里 安德森(Gary Anderson),是Acme公司的董事總經(jīng)理,今天我在這里要談論的是關于……”演講人再次失去了制造深刻的第一印象的機會。觀眾判斷沒有錯,他們又是聽一場毫無亮點的報告。商業(yè)領袖們總是忘記一句經(jīng)典名言:“你再也沒有第二次機會去留下第一印象。”在筆頭和口頭交流中,單調(diào)、乏味、平淡無奇的開場白實在是太容易了。
當我們在設計演講或撰寫郵件或信件時,開頭就直奔中心內(nèi)容,可以接受,也許更加容易。我們?nèi)绾稳ソM織內(nèi)容呢?什么樣的語言比較合理?觀眾最在意什么?必須包括哪些方面?如果時間或空間允許,還可以選擇哪些內(nèi)容?在寫完信件后,先暫時把它放在一邊,然后再回過頭來,全盤考慮你想給讀者或聽眾傳達的內(nèi)容,并謹慎決定該如何做開場白。
每年我們可能要參加上百場的工作演講或專業(yè)會議。發(fā)言人的第一氣息是否吸引人決定了我們是否愿意聆聽。伊麗莎白 皮薩妮(Elizabeth Pisani)是一名愛滋病研究員,她采用的是非傳統(tǒng)的實地研究方法。在2009年的TED (Technology Entertainment and Design)會議上,伊麗莎白首先看著觀眾,并說“人們做蠢事,那就是傳播HIV的原因。”她一下子吸引住我們。接著,她分別討論了四組不同的人群(吸毒者、性工作者、男同性戀者和制定公共衛(wèi)生政策的蠢蛋),找出了每組人群的理性決定。她精心設計的開場白,不僅非常出色,而且震撼人心。后面更是引人入勝。
在當前兩位數(shù)的失業(yè)率時代,我們中許多人正在找工作,或者是幫助朋友或同事尋找工作機會。在你寫完求職信后,做點其他事情打打岔,然后再回頭重新檢查。想象一下,假如你是招聘經(jīng)理,剛在桌上或收件箱里看到這封信,是否第一眼就被吸引住。
我看到的信通常都只與申請人有關。“我在最喜歡的招聘網(wǎng)站上看到你們的廣告,我認為我非常合適….”想想你在給誰寫信,你如何才能讓他/她對你產(chǎn)生深刻的第一印象。“(從職位描述來看)你們需要一名自我激勵、做事主動的人,這與我想從產(chǎn)品銷售轉型到銷售服務的愿望非常符合。”你寫信時,關鍵要考慮到收件人的工作、工作重點及需求,要滿足他的條件和要求。你的名字就在回執(zhí)信封上,簡歷上,在求職信的最上方也有,所以一定不要以“我叫貝斯 瓊斯(Beth Jones),我想……”開頭。要考慮到讀你信的人。
每年,我們收到大量的商業(yè)信件和幾千封電子郵件。這里第一印象很明顯,就是標題行。暫時停止讀這篇文章,馬上去瀏覽你的收件箱。不要打開或回復郵件,看看到底有多少標題行能引起你的注意。我猜,10%都不到。更糟糕的是,從許多標題行里根本看不出郵件的主要內(nèi)容。“昨天的后續(xù)工作”或者“項目的進展更新”根本不能引起我們的注意,也無法讓我們大概了解郵件的內(nèi)容。許許多多的管理者都使用黑莓手機或iPone閱讀和回復郵件,因此我們寫的每個字都必須有意義。
要寫一條有效的標題行,關鍵是最后寫,也就是在點擊發(fā)送鍵之前的那個時刻寫,而不是在寫郵件之前寫。是的,我知道,這樣你必須寫完郵件后,再回到最頂部填上標題行。但是,只有那時你才真正知道郵件主體的內(nèi)容。這也是讓你再次確認收件人名單(不要太多,也不要太少)的絕好機會。
每個星期,我們有幾百次的機會給人留下第一印象。無論是面對幾百號陌生人做正式演講,或給心儀的公司寫求職信,或給同事發(fā)封關于下周公司野餐的郵件,要考慮到第一印象,并真正把它當回事。
作者:JD施拉姆(JD Schramm),斯坦福商學院Mastery in Communication Initiative課程主任,為MBA學生上各類溝通課程??赏ㄟ^schramm_jd@gsb.stanford.edu聯(lián)系他,如果標題行能引起他的注意,他更有可能回復你的郵件。