就象火車需要在軌道上運(yùn)行一樣，企業(yè)的經(jīng)營管理也是遵循一定規(guī)律的，也就是說企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，其業(yè)務(wù)受外部社會環(huán)境、市場環(huán)境以及企業(yè)自身內(nèi)部環(huán)境的約束，按一定(業(yè)務(wù))規(guī)則運(yùn)行。

　　業(yè)務(wù)按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)程運(yùn)行就形成了業(yè)務(wù)流程。這就是通常所說的工作流(WorkFlow)。

　　在這些業(yè)務(wù)規(guī)則中，受企業(yè)外部環(huán)境影響的業(yè)務(wù)規(guī)則是企業(yè)所不能隨意左右的，而企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)規(guī)則則可以由企業(yè)自主地進(jìn)行規(guī)定(定義)并執(zhí)行。在實(shí)際業(yè)務(wù)環(huán)境中，不同的企業(yè)對業(yè)務(wù)有不同的規(guī)則定義，即使是同一個企業(yè)在不同條件下業(yè)務(wù)規(guī)則也可能會發(fā)生變化。業(yè)務(wù)規(guī)則的多樣性和多變性決定了企業(yè)工作流的多樣性與多變性。

　　例如一個基本的產(chǎn)品銷售流程：銷售人員向客戶介紹產(chǎn)品特性，客戶對產(chǎn)品作出判斷，是否需要購買。如果是，銷售流程將繼續(xù)進(jìn)行：銷售人員與客戶進(jìn)行商務(wù)談判，商定產(chǎn)品的價格、運(yùn)輸方法、付款條件與方式以及其他有關(guān)協(xié)議，一旦雙方確定合同并簽字，就開始合同的執(zhí)行流程。

　　事實(shí)上在實(shí)際的企業(yè)經(jīng)營管理過程中，不同的企業(yè)對業(yè)務(wù)流程有著不同的規(guī)定，還是以銷售為例，有些企業(yè)可能需要對客戶進(jìn)行信用評估或檢查，以確定客戶的支付能力，而在另一種企業(yè)或許根本就不需要進(jìn)行信用評估或檢查。

　　在傳統(tǒng)的手工業(yè)務(wù)處理過程中，經(jīng)過定義的工作流是否能夠按照預(yù)定的業(yè)務(wù)規(guī)則良好的執(zhí)行取決于參與流程的人的自覺性。事實(shí)上由于人是最善變的因素，這就決定了在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中由于人為因素造成業(yè)務(wù)流程與預(yù)先規(guī)定的不一樣。再加上由于業(yè)務(wù)過程中的一些客觀因素(如參與流程的某一人員(負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo))外出)造成業(yè)務(wù)流程在特定的環(huán)節(jié)被嚴(yán)重脫節(jié)。

　　以銀行發(fā)放貸款為例，雖然銀行規(guī)定了嚴(yán)格的貸款發(fā)放流程及規(guī)則，但在實(shí)際操作過程中，由于對貸款人資格的確認(rèn)是人來確定的，一旦審批人“不小心疏忽”，就可能使得不符合貸款資格的企業(yè)或個人順利獲得貸款，而其可能產(chǎn)生的后果是形成一筆不良貸款，銀行到期無法收回貸款。

　　又如對于一個新的員工，雖然企業(yè)可能會對他(或她)進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí) ，使之能了解所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程，事實(shí)上由于對業(yè)務(wù)的不熟悉，通常在一段時間內(nèi)會造成業(yè)務(wù)的混亂，直到熟悉為止。更糟糕的結(jié)果是，有可能該新員工在熟悉業(yè)務(wù)過程中逐漸形成一些不規(guī)范的做法，而其主管又沒有及時發(fā)現(xiàn)和糾正，在以后的業(yè)務(wù)過程中形成潛在的危害。

　　計算機(jī)的應(yīng)用為企業(yè)在經(jīng)營管理過程中加強(qiáng)工作流程管理，提高業(yè)務(wù)流程效率提供了技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段。業(yè)界通常把計算機(jī)技術(shù)在工作流程管理中的應(yīng)用稱為工作流技術(shù)。目前典型的應(yīng)用包括：產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理(PDM——Product Data Management)、辦公自動化(OA)、企業(yè)資源計劃(ERP——Enterprise Resource Planning)、業(yè)務(wù)流程建模與分析等領(lǐng)域。

　　其中，業(yè)務(wù)流程建模與分析主要應(yīng)用于業(yè)務(wù)流程的設(shè)計及業(yè)務(wù)流程重組(BPR棗Business Process Reengineering)過程，一般適用于從事業(yè)務(wù)流程設(shè)計、評估、重組等咨詢服務(wù)的管理咨詢顧問或企業(yè)的流程設(shè)計人員，是一種專業(yè)的工具。

　　產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、辦公自動化、企業(yè)資源計劃是工作流技術(shù)在企業(yè)的不同應(yīng)用領(lǐng)域。

　　產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理中工作流管理是為了規(guī)范產(chǎn)品設(shè)計、工程變更等活動的流程，達(dá)到對產(chǎn)品數(shù)據(jù)有效管理的目的。

　　辦公自動化應(yīng)用是具有中國特色的一種應(yīng)用，最初應(yīng)用于政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位，以公文處理為主。公文處理具有很強(qiáng)的流程性及規(guī)范性，并且對公文處理流程的控制要求較高。目前辦公自動化應(yīng)用已經(jīng)向企業(yè)擴(kuò)展，其工作流管理領(lǐng)域已經(jīng)擴(kuò)展到其他日常的辦公事務(wù)處理流程如會議管理、報銷審批、出差審批、休假審批等等。

　　工作流在ERP中的應(yīng)用比較晚，提供工作流管理功能的軟件產(chǎn)品也不多，典型的有國外的SAP、BAAN等少數(shù)幾家。在1999年第四季度，開思軟件公司向業(yè)界展示了新產(chǎn)品TEEMS中的工作流特性。這里借助開思軟件公司TEEMS的工作流分析其工作流技術(shù)為企業(yè)經(jīng)營管理及ERP應(yīng)用方面解決的一些實(shí)際問題。

　　TEEMS的工作流管理(WFM——Workflow Management)在設(shè)計上參考了開思/OA 以及為用戶實(shí)施開思/ERP過程中應(yīng)用工作流的一些成熟經(jīng)驗(yàn)，同時參考了工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition ——WFMC)對工作流技術(shù)做出的一系列定義和規(guī)范。

　　TEEMS的工作流管理是一個可選部件，包括工作流定義工具、工作流服務(wù)器和用戶桌面。

　　這里描述一些應(yīng)用工作流管理的業(yè)務(wù)情景：

　　在應(yīng)用之前，首先根據(jù)企業(yè)對有關(guān)業(yè)務(wù)流程制定的規(guī)則，運(yùn)用工作流定義工具進(jìn)行流程定義。經(jīng)過定義的業(yè)務(wù)流程被保存在工作流服務(wù)器。