削減成本是一件令管理者感到很頭疼的事情。公司削減成本的原因有很多，如提高或維持利潤、取得收購的協(xié)同效益、避免破產(chǎn)等。如果你正在領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)部門，現(xiàn)在接到公司的命令，要求把本部門的管理費(fèi)用削減10%，20%，甚至30%。你該怎么辦？
首先，不要指望一個(gè)點(diǎn)子就可以徹底改變部門的成本結(jié)構(gòu)，一蹴而就地解決問題。相反，你應(yīng)該制訂計(jì)劃，采取10項(xiàng)或更多的舉措來達(dá)成目標(biāo)。其次，你削減成本的力度越大，對(duì)公司產(chǎn)生的沖擊通常就越大。因此，你應(yīng)該根據(jù)節(jié)省開支的目標(biāo)，確定成本削減的力度。
如果目標(biāo)是削減10%，你可以采取漸進(jìn)式削減的辦法。大多數(shù)部門都能在不影響其他部門的情況下，將自己的成本削減10%。一些最常見的成本削減方式包括：合并非經(jīng)常性開支；解決被拖延的人員問題；削減部門管理開支；控制“雜項(xiàng)”開支；控制加薪；再次提議未獲采納的節(jié)省方法。
如果削減目標(biāo)是20%，你可以嘗試重新設(shè)計(jì)崗位和流程。這種方式對(duì)其他部門的影響適中。之所以要采取這種方式，是因?yàn)槌强车舨块T中的大量工作，否則不可能把成本削減掉20%。你應(yīng)該做的是，努力砍掉任何得不償失的工作。而要有效裁減工作崗位，你需要從三個(gè)方面重新考慮本部門的活動(dòng)。一是與業(yè)務(wù)往來部門溝通，確定它們?nèi)绾斡绊懕静块T的工作量。你可以從中發(fā)現(xiàn)一些削減成本的機(jī)會(huì)，如砍掉聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)崗位，降低過高的服務(wù)水準(zhǔn)等。二是改變流程，從業(yè)務(wù)要求、人工流程、例外情況、時(shí)間計(jì)劃 這四個(gè)方面入手，分析本部門現(xiàn)有流程是否失去了效力或效率降低，以及是否能夠相應(yīng)地削減費(fèi)用。三是改變“雙保險(xiǎn)”思維模式。不要為了預(yù)防某些影響不大的小概率事件，而采取過于謹(jǐn)慎的做法，這樣做只會(huì)產(chǎn)生超額成本。
如果削減目標(biāo)是30%，則可以尋求跨部門裁減項(xiàng)目的方式。不過，這種方式對(duì)公司的沖擊可能最大。你可以協(xié)調(diào)部門間相同的活動(dòng)，如集中采購辦公用品，或統(tǒng)一協(xié)商出差酒店住宿，以便獲得價(jià)格折扣優(yōu)惠。你還可以在不同部門之間轉(zhuǎn)移成本，或?qū)⒛承┗顒?dòng)或工作職能外包出去。其他削減成本的途徑還包括：避免重復(fù)分析，取消沒有多大價(jià)值的會(huì)議和論壇，調(diào)整或減少跨部門活動(dòng)，裁減項(xiàng)目，減輕給其他部門造成的成本負(fù)擔(dān)等。
將管理成本削減10%，20%或30%，這是一項(xiàng)令人望而卻步的任務(wù)，但如果你從現(xiàn)在做起，并且堅(jiān)持不懈，就會(huì)找到足夠多足夠好的辦法達(dá)成目標(biāo)。相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和研究表明，對(duì)想法反復(fù)進(jìn)行推敲，有助于提高想法的質(zhì)量。因此，即使距離提出建議的最后期限還有一個(gè)月或更長(zhǎng)時(shí)間，你也應(yīng)該在今天就確定如何實(shí)現(xiàn)整個(gè)目標(biāo)。有了想法后，不妨先放在一邊，隔上兩三天再斟酌這些想法。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，每次重新斟酌后，原來的想法會(huì)更完善，因?yàn)槟銜?huì)發(fā)現(xiàn)新的情況，以及先前想法的不足之處。