開(kāi)會(huì)是一件很麻煩的事情。我個(gè)人的體會(huì)是，所謂開(kāi)會(huì)，就是人們大聲的說(shuō)話卻又說(shuō)不出什么來(lái)，最后所有的人都不同意別人的意見(jiàn)。更多的朋友和客戶告訴我，開(kāi)會(huì)純粹是浪費(fèi)時(shí)間，沒(méi)有什么效果。
盡管開(kāi)會(huì)如此麻煩，但一個(gè)事實(shí)卻是：企業(yè)中的各級(jí)經(jīng)理以及我們咨詢顧問(wèn)，每周都會(huì)有大量的時(shí)間花在各種會(huì)議上，而很多事情，確實(shí)需要借助會(huì)議的形式來(lái)完成，尤其是在咨詢過(guò)程中，每一個(gè)成果，包括設(shè)計(jì)、方案、思路等等，大多數(shù)都需要通過(guò)會(huì)議和客戶討論與商議，會(huì)議對(duì)咨詢達(dá)成起到關(guān)鍵的作用。
既然開(kāi)會(huì)對(duì)咨詢工作如此重要，我們就有必要對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效管理。
一個(gè)咨詢顧問(wèn)，需要參加很多會(huì)議，如學(xué)習(xí)
會(huì)議、問(wèn)題討論、總結(jié)、評(píng)審等。我認(rèn)為，一個(gè)成功的會(huì)議應(yīng)該在如下幾個(gè)方面取得效果：
有效——借助會(huì)議團(tuán)隊(duì)集思廣益，解決個(gè)人無(wú)法完成或突破的問(wèn)題，有效達(dá)到會(huì)議目標(biāo)；
和諧――營(yíng)造和諧的氛圍，使參會(huì)成員對(duì)團(tuán)隊(duì)有安全感、信任感、認(rèn)同感，從而可以展露個(gè)人的才能；
參與――讓每一位成員參與會(huì)議過(guò)程，是保證會(huì)議成功的一個(gè)重要條件，要讓參與的人用心關(guān)注，才能使會(huì)議得到健全進(jìn)展；
效率——當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要素具備后，能在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成開(kāi)會(huì)，這就是效率；
學(xué)習(xí)――讓參加會(huì)議的成員，可以在過(guò)程中同時(shí)有更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。
咨詢過(guò)程中的會(huì)議，咨詢顧問(wèn)大多數(shù)是以會(huì)議的組織者和主持者的身份出現(xiàn)的，若想在上述五個(gè)方面達(dá)成效果，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行
1、會(huì)議計(jì)劃
有效的會(huì)議需要良好的計(jì)劃，這是保證會(huì)議成功的前提。正如我們做
績(jī)效
管理
工作，計(jì)劃做好了，整個(gè)績(jī)效管理也就成功了一半。成功的會(huì)議同樣如此，所以，在主持會(huì)議之前抽出時(shí)間進(jìn)行會(huì)議計(jì)劃是很有必要的。在會(huì)議前，你需要思考幾個(gè)問(wèn)題，即會(huì)議的目的是什么、會(huì)議預(yù)期的結(jié)果是什么、是否必須通過(guò)開(kāi)會(huì)才能達(dá)到上述目的和結(jié)果、參加會(huì)議的人員有哪些、會(huì)議中可能會(huì)出現(xiàn)什么樣的問(wèn)題。
2、過(guò)程推動(dòng)
計(jì)劃完成后，則要思考會(huì)議過(guò)程中的推動(dòng)策略。作為咨詢顧問(wèn)，在主持會(huì)議之前進(jìn)行會(huì)議的規(guī)則講解將對(duì)整個(gè)會(huì)議的成功起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用。如果會(huì)場(chǎng)有數(shù)字投影儀，最好能事先準(zhǔn)備一張PPT，在提前到達(dá)會(huì)議室的時(shí)候，將這張PPT打在屏幕上?？蓪⑾旅娴膬?nèi)容當(dāng)作規(guī)則寫(xiě)在PPT上：
（1）要守時(shí)，堅(jiān)持到底
（2）手機(jī)處于振動(dòng)狀態(tài)
（3）積極發(fā)言，但請(qǐng)針對(duì)主題簡(jiǎn)短扼要
（4）對(duì)事不對(duì)人，不做人身攻擊
（5）予以真誠(chéng)的肯定及贊美
（6）等別人把話說(shuō)完，傾聽(tīng)他人發(fā)言
（7）用積極的話代替消極的話
（8）不要開(kāi)小會(huì)
你最好將以上規(guī)則在會(huì)議開(kāi)始前通讀一遍，有必要的話，你需要強(qiáng)調(diào)。隨即可以將整個(gè)會(huì)議的計(jì)劃公布出來(lái)，這樣與會(huì)成員就能很清楚整個(gè)會(huì)議的內(nèi)容，這對(duì)主持和控制整個(gè)會(huì)議都是有效的。
開(kāi)場(chǎng)白是會(huì)議的開(kāi)始，開(kāi)場(chǎng)白的時(shí)間要盡量短，氣氛稍微活躍就可以了。譬如，將要進(jìn)行一次職位說(shuō)明書(shū)的評(píng)審會(huì)議，可以進(jìn)行這樣的開(kāi)場(chǎng)白：目前我們已經(jīng)完成了研發(fā)系統(tǒng)的12份典型職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)工作，今天的會(huì)議是對(duì)這12份職位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行評(píng)審，首先請(qǐng)大家大致瀏覽一下所有職位說(shuō)明書(shū)，我們將逐份進(jìn)行評(píng)審，并由我最終定稿。整個(gè)評(píng)審的時(shí)間預(yù)計(jì)四個(gè)小時(shí)，中途會(huì)休息兩次，希望各位積極發(fā)言提出好的建議并在過(guò)程中進(jìn)行討論。大家加油！
3、解決問(wèn)題
在會(huì)議過(guò)程中肯定會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問(wèn)題，咨詢顧問(wèn)作為第三方人員，需要解決這些問(wèn)題。有幾個(gè)原則：堅(jiān)持自己的觀點(diǎn)，但要隨著環(huán)境的變化靈活處理你的觀點(diǎn)；思維高度集中，隨時(shí)留意會(huì)議成員的一些非語(yǔ)言行為，并注意調(diào)整自己主持會(huì)議的語(yǔ)氣和行為；注意照顧不同性格特點(diǎn)和心里特點(diǎn)的成員的意見(jiàn)，調(diào)動(dòng)他們的積極性。這一點(diǎn)很重要，由于咨詢顧問(wèn)也不是萬(wàn)能的，特別是對(duì)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的不熟悉，更需要調(diào)動(dòng)與會(huì)成員的積極性，引出他們的思想，讓與會(huì)成員來(lái)幫助你完成咨詢工作中涉及到業(yè)務(wù)的問(wèn)題就顯得尤為重要。
以下是針對(duì)在會(huì)議中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題的解決方法：
（1）遲到：會(huì)議要按時(shí)開(kāi)始，不要隨意更改時(shí)間。有些與會(huì)成員可能需要多次參加你主持的會(huì)議，有必要在會(huì)前就制定規(guī)則，并在會(huì)議中不時(shí)提到這個(gè)問(wèn)題，在會(huì)議結(jié)束再次強(qiáng)調(diào)這個(gè)問(wèn)題。
（2）無(wú)關(guān)閑聊：你可以根據(jù)環(huán)境的具體情況選擇是否決定停止幾分鐘會(huì)議。如果確實(shí)需要這樣做，你可以停下來(lái)，看著閑聊的人，并微笑著問(wèn)他們是否可以將談話的內(nèi)容與大家分享。如果他們的閑聊確實(shí)影響了你的會(huì)議，你可以稍微嚴(yán)肅的說(shuō)明希望所有與會(huì)成員都能對(duì)會(huì)議進(jìn)程負(fù)責(zé)任。
（3）支配欲強(qiáng)的人：對(duì)于這類人員，一方面可以給其機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)，并給予鼓勵(lì)，另一方面可以即刻將話題轉(zhuǎn)移到另一位成員。比如，王經(jīng)理在會(huì)上總是不斷地發(fā)言，他并沒(méi)有意識(shí)到自己的發(fā)言阻斷了他人發(fā)言的機(jī)會(huì)，這種時(shí)候，你可以將他的發(fā)言進(jìn)行轉(zhuǎn)移：張經(jīng)理，剛剛王經(jīng)理提到績(jī)效管理過(guò)程中考核是最為重要的環(huán)節(jié)，你對(duì)這個(gè)問(wèn)題是如何看待的。這樣就很自然地將發(fā)言的對(duì)象進(jìn)行轉(zhuǎn)移。
（4）沉默的參會(huì)者：會(huì)議中的大多數(shù)人是不愿意發(fā)言的，如果有可能他們寧愿選擇聽(tīng)和保持沉默，但往往他們的意見(jiàn)對(duì)我們的結(jié)果有著很大的幫助。對(duì)這類成員，要時(shí)不時(shí)就將他們拉進(jìn)討論中，但注意一定不要讓他們難堪。譬如上面提到的辦法，當(dāng)話題轉(zhuǎn)移到沉默的張經(jīng)理身上時(shí)，也許由于性格的原因或者他本身還沒(méi)有想好如何回答問(wèn)題，最多停留幾秒鐘的時(shí)間，你可以即刻解答問(wèn)題，或者將話題再次轉(zhuǎn)移，以避免張經(jīng)理的難堪和會(huì)議的冷場(chǎng)。
（5）散漫：會(huì)議散漫一方面和與會(huì)成員的素質(zhì)有關(guān)系，另一方面和會(huì)議主持人的控制能力有關(guān)。咨詢顧問(wèn)面對(duì)這種情形，要么請(qǐng)會(huì)議中的最高決策人進(jìn)行干涉，要么停止會(huì)議。如果沒(méi)有最高決策人進(jìn)行干預(yù)從而使會(huì)議正常繼續(xù)的進(jìn)行，那么整個(gè)會(huì)議將不會(huì)有任何效果。
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