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  2013年10月04日    韓向東 諾亞舟咨詢      
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    據(jù)統(tǒng)計(jì),2/3的企業(yè)都在實(shí)行全面預(yù)算,這些企業(yè)中又有1/3在使用或正要使用全面預(yù)算軟件?;诖?,怎樣正確選擇信息化工具無(wú)疑是全面預(yù)算能否落實(shí)的關(guān)鍵問(wèn)題之一。其實(shí),對(duì)于不熟悉IT的財(cái)務(wù)人員來(lái)講,工具有效就是硬道理。

    曾幾何時(shí),“全面預(yù)算”似乎成了解決企業(yè)應(yīng)對(duì)外部和內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)壓力、加強(qiáng)監(jiān)管和控制的最好武器。“全面”二字強(qiáng)調(diào)的是業(yè)務(wù)計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算的結(jié)合。所以,要充分發(fā)揮全面預(yù)算的作用,有兩點(diǎn)非常重要:一是預(yù)算應(yīng)盡可能編制得比較詳細(xì),只有細(xì)致的預(yù)算才有可能更符合企業(yè)的實(shí)際;二是預(yù)算必須能夠隨經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)的滾動(dòng)調(diào)整。

    衡量EXCEL、ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)的預(yù)算模塊、獨(dú)立的專業(yè)預(yù)算軟件這些現(xiàn)有工具的有效性,簡(jiǎn)單地看就是要滿足以上兩點(diǎn)要求。更細(xì)的衡量,可以從預(yù)算管理循環(huán)的預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析及管理決策支持四個(gè)方面對(duì)工具進(jìn)行拷問(wèn):

    如何滿足預(yù)算編制時(shí)與業(yè)務(wù)的全方位結(jié)合?

    全面預(yù)算管理涉及到企業(yè)全面的業(yè)務(wù)邏輯,包括銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、費(fèi)用分?jǐn)?、成本?jì)算等方方面面。而且企業(yè)業(yè)務(wù)邏輯經(jīng)常變化,并隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化,使其成為預(yù)算管理的難點(diǎn)之一。

    這就要求信息系統(tǒng)要能夠靈活的建立企業(yè)復(fù)雜的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)模型,同時(shí)信息系統(tǒng)建立的預(yù)算模型要能夠適應(yīng)不斷變化的管理需求和業(yè)務(wù)邏輯,系統(tǒng)的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化。

    全面預(yù)算要求各業(yè)務(wù)單元廣泛參與,各單元的業(yè)務(wù)分工不同,各自處理相應(yīng)的數(shù)據(jù)。這要求信息系統(tǒng)要具有完善權(quán)限管理功能,能夠設(shè)定數(shù)據(jù)權(quán)限(單元格級(jí)),以保證企業(yè)的數(shù)據(jù)安全。

    同時(shí),預(yù)算的組織協(xié)調(diào)難度很大,數(shù)據(jù)審核、匯總的工作量大。這要求信息系統(tǒng)要能夠提供預(yù)算管理的流程支持,要支持自動(dòng)的數(shù)據(jù)分發(fā)、匯總,提供預(yù)算流程管理的效率。

    如何靈活、多角度、實(shí)時(shí)進(jìn)行預(yù)算分析?

    需要從不同角度了解預(yù)算執(zhí)行情況,洞察差異產(chǎn)生的原因也是預(yù)算管理的難點(diǎn)。所以信息系統(tǒng)要支持多維數(shù)據(jù)分析,可以靈活、快速地完成下鉆、上鉆、旋轉(zhuǎn)、切片、切塊等數(shù)據(jù)分析、查詢操作。

    預(yù)算管理的另一難點(diǎn)是,實(shí)際數(shù)據(jù)分散在財(cái)務(wù)、ERP、CRM(客戶關(guān)系管理)等多個(gè)系統(tǒng)中,從這些系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)耗費(fèi)大量的工作時(shí)間。并且實(shí)際情況發(fā)生變化后,預(yù)測(cè)調(diào)整的工作量大,效率低。所以系統(tǒng)應(yīng)該提供數(shù)據(jù)接口工具,具有整合不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的能力。同時(shí),系統(tǒng)應(yīng)該提供預(yù)測(cè)、模擬的功能,快速做出預(yù)算調(diào)整。

    如何滿足事前、事中的預(yù)算控制?

    預(yù)算控制是企業(yè)開(kāi)展全面預(yù)算管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié),也是企業(yè)進(jìn)行全面預(yù)算管理信息化需要考慮的一個(gè)重要方面。通過(guò)預(yù)算控制系統(tǒng),企業(yè)預(yù)算管理部門(mén)可以很方便的對(duì)各預(yù)算單位的預(yù)算進(jìn)行有效預(yù)警和控制。

    通過(guò)將預(yù)算控制和日常審批流程相結(jié)合,在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生前,通過(guò)相應(yīng)的審批過(guò)程,達(dá)到事前控制的目標(biāo)。在審批流程中,業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)起人和審批人能夠從系統(tǒng)中實(shí)時(shí)得到該項(xiàng)預(yù)算信息(預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)發(fā)生數(shù)、預(yù)算余額),并據(jù)其作出業(yè)務(wù)活動(dòng)能否發(fā)生的判斷(審批流程如圖所示)。例如,某公司生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)公司預(yù)算要采購(gòu)固定資產(chǎn),那么首先由生產(chǎn)部這項(xiàng)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單,然后由生產(chǎn)部經(jīng)理審核,對(duì)于一定金額以下的固定資產(chǎn)采購(gòu)可能由財(cái)務(wù)審核即可,而對(duì)于一定金額以上的固定資產(chǎn)采購(gòu)可能還需要主管副總或公司總經(jīng)理審核,從業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)起人填寫(xiě)申請(qǐng)單到部門(mén)負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)審批以及主管副總和總經(jīng)理審批的過(guò)程中,控制系統(tǒng)要能夠自動(dòng)在該項(xiàng)業(yè)務(wù)申請(qǐng)單上顯示該項(xiàng)活動(dòng)的年度總預(yù)算數(shù)、本月預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)執(zhí)行數(shù)、本月實(shí)際發(fā)生數(shù)。

    與預(yù)算分析系統(tǒng)相同,控制系統(tǒng)也需要具有同實(shí)際核算、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)及預(yù)算編制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力,保證各模塊的信息無(wú)縫連接。

    如何使預(yù)算管理支持決策?

    完善的全面預(yù)算管理系統(tǒng)除了要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能之外,還要能夠?yàn)楣芾頉Q策層提供直觀的、儀表盤(pán)式的關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)展示。能夠動(dòng)態(tài)顯示預(yù)算的關(guān)鍵性指標(biāo)數(shù)據(jù)及指標(biāo)的實(shí)際執(zhí)行情況,并能夠針對(duì)特定指標(biāo)鉆取到明細(xì)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

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隨機(jī)讀管理故事:《游泳的故事》
1952年7月4日清晨,加利福尼亞海岸下起了濃霧。在海岸以西 21 英里的卡塔林納島上,一個(gè)43歲的女人準(zhǔn)備從太平洋游向加州海岸。她叫費(fèi)羅倫絲·查德威克。
那天早晨,霧很大,海水凍得她身體發(fā)麻,她幾乎看不到護(hù)送他的船。時(shí)間一個(gè)小時(shí)一個(gè)小時(shí)的過(guò)去,千千萬(wàn)萬(wàn)人在電視上看著。有幾次,鯊魚(yú)靠近她了,被人開(kāi)炮嚇跑了。
15小時(shí)之后,她又累,又凍得發(fā)麻。她知道自己不能再游了,就叫人拉她上船。她的母親和教練在另一條船上。他們都告訴她海岸很近了,叫她不要放棄。但她朝加州海岸望去,除了濃霧什么也沒(méi)看不到……
人們拉她上船的地點(diǎn),離加州海岸只有半英里!后來(lái)她說(shuō),令她半途而廢的不是疲勞,也不是寒冷,而是因?yàn)樗跐忪F中看不到目標(biāo)。查德威克小姐一生中就只有這一次沒(méi)有堅(jiān)持到底。
點(diǎn)評(píng)
這個(gè)故事講的是目標(biāo)要看的見(jiàn),夠得著,才能成為一個(gè)有效的目標(biāo),才會(huì)形成動(dòng)力,幫助人們獲得自己想要的結(jié)果。
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